Образование и карьера в России

информационный портал

Эффективность работы во многом зависит от правильного планирования рабочего дня. Многое зависит от начальника службы, дающего задания и контролирующего работу, но и сам сотрудник должен уметь распределять рабочие задачи.

Самому планированию лучше уделить минут десять в конце предыдущего рабочего дня или утром, если оно не отнимет много времени. Все предстоящие задачи лучше заносить в ежедневник, в котором сначала отмечаются все встречи, время которых уже известно, а затем заносятся другие планы.

Общие принципы планирования рабочего времени

Утро почти у всех является периодом наилучшей производительности, поэтому его лучше посвятить сложным творческим задачам. До обеда желательно закончить все самые срочные дела, потому что во второй половине дня часто возникают новые задания, для которых нужно иметь время в запасе.

После обеда лучше планировать встречи и совещания, причем важно обозначать не только время начала, но и ожидаемое время окончания, чтобы коллективный мозговой штурм не затянулся до конца дня.

На вечер лучше оставить рутинную работу, не требующую сосредоточенного обдумывания, например, выполнение отчетов.

Для чего важны хорошие привычки

У каждого человека вырабатываются определенные рутины, которые повторяются каждый день. Например, подготовка ежедневного отчета, утренний кофе, обед в определенное время, обсуждение заданий с руководителем. Такие моменты позволяют создавать определенную шкалу отсчета, от которой идет планирование остальных рабочих задач. Они же позволяют уменьшить стресс, создавая ощущение стабильности. Важно стремиться к тому, чтобы такие повседневные рутины приходились на одно и то же время.

С чего начинается рабочий день

Привычка приходить вовремя полезна не только для делового имиджа сотрудника, но и для продуктивности работы. Лучше прийти заранее, чтобы хватило времени на утренний кофе и планирование дня, чем создавать дополнительный стресс утром, опаздывая на работу, а затем в срочном порядке разбирая утренние дела. Если рабочий день начинается в 9 утра, лучше планировать приход на работу к 8:45, причем привычка приходить раньше вырабатывается за 3 недели, как любая другая, и потом чуть более раннее пробуждение не будет казаться сложностью.

Едим слонов и лягушек

При планировании тех задач, которые отнимают много времени, нужно делить их на части. Как известно, чтобы съесть слона, его нужно поделить на маленькие кусочки, так и отчет на 8 листов по 10-ти филиалам делится на 8 больших кусков по одному листу, каждый из которых – на 10 по каждому филиалу. Если воспринимать задачу как совокупность кусочков, она кажется менее трудозатратной.

Неприятные задачи лучше выполнять как можно быстрее, чтобы они не висели весь день Дамокловым мечом. Их принято называть «лягушками», и считается, что перед выполнением других задач лучше «съедать» по одной «лягушке», чтобы они не копились. Нужно позвонить скандальному клиенту, отправить просроченное задание или разобрать чью-то жалобу? Займитесь этим перед выполнением других задач, кажущихся более приятными. 

При планировании рабочего времени все задачи должны быть распределены таким образом, чтобы в конце рабочего дня можно было вовремя уйти домой. Во многих компаниях задержки по вечерам являются признаком непрофессионализма, а не лояльности, и вечерний отдых часто оказывается важнее для эффективной работы, чем дополнительное время, уделенное выполнению рабочих задач.