Образование и карьера в России

информационный портал

Знание делового этикета необходимо для карьеры, начиная с первого же собеседования. Даже если в компании принят неформальный стиль, во время деловых переговоров следует учитывать общепринятые нормы этикета. Рассмотрим основные из них.

Внешний вид

Деловой стиль зависит от ситуации. Во время важных переговоров мужчине желательно быть в деловом костюме с галстуком, женщине – в костюме или юбке/брюках и пиджаке. Повседневный дресс-код часто сводится к тому, что одежда может быть любой, лишь бы не джинсовой, а женщинам не желательно надевать слишком короткие мини-юбки. Во всех случаях неприличным считается слишком яркий «вечерний» макияж. Разумеется, деловой стиль подразумевает чистую обувь, ухоженные волосы и ногти.

Обращение

По умолчанию в деловой среде принято обращаться к коллегам на «вы», это справедливо и при обращении возрастного руководителя к молодым сотрудникам. В зависимости от традиций компании, обращаться следует по имени, по имени-отчеству или по фамилии с обращением «господин/госпожа». Последний вариант предпочтительнее в деловой переписке, особенно если письмо пишется данному коллеге/деловому партнеру впервые. К слову, это позволяет избежать неловких ситуаций с именем, если в контактных данных значатся только фамилия и инициалы.  

Телефонный разговор

Во время деловых переговоров всегда следует представляться, как при исходящем звонке, так и при ответе. Звонки часто принимают секретари, и им важно правильно передать информацию о том, кто звонит. Оптимальный вариант: «Здравствуйте, меня зовут…, я из компании …. Могу я услышать Марию Петрову?». При ответе обычно достаточно назвать имя или имя и фамилию, если речь идет не о входящих звонках на ресепшн, где обязательно называть компанию.

При ответе на телефонный разговор, адресованный коллеге, нужно представиться и спросить, какую информацию необходимо передать. Эту информацию лучше всего написать в записке, оставив её на рабочем месте того, кому был адресован звонок. В этом случае не придется держать в памяти информацию о звонке и следить, когда коллега вернется на место. 

Деловая переписка

В переписке по всем деловым вопросом следует ставить в копию письма непосредственного руководителя. Это полезно по ряду причин. Во-первых, он будет в курсе, какие задачи выполняются подчиненным в данный момент. Во-вторых, он сможет оперативно контролировать ситуацию и исправлять ошибки, если они возникнут. В-третьих, наличие руководителя в копии обычно дисциплинирует того, с кем ведется переписка, даже если он является сотрудником другого отдела.

При отправке письма те, от кого требуются действия, указываются в поле «кому», те, кому письмо высылается для информации, указываются в поле «копия». Исключение – пересылка письма для информации. При этом все адресаты указываются в поле «кому», а в теле письма достаточно написать “FYI” (four your information – для информации).

В деловой переписке желательно в подписи указывать название компании и контактные данные. В крупных компаниях обычно есть установленный шаблон сообщений и подписей, а вот небольшие фирмы, использующие бесплатные почтовые сервисы, часто об этом забывают. Стандартная подпись включает имя, фамилию, должность, отдел, название компании, контактные данные. Это позволит деловым партнерам оперативно связаться с сотрудником, даже не имя под рукой его визитки.

Это – лишь основы делового этикета. В любой компании есть свои правила, которые могут быть лояльнее или строже, чем указано в данной статье. В любом случае, деловой этикет, как и любой другой, предназначен для наиболее комфортного общения людей друг с другом. Вежливо то, что создает комфортные условия для сотрудничества, будь то отсутствие резкого запаха парфюма, пунктуальность или простая приветливость.