Образование и карьера в России

информационный портал

Более 10% средств, выделяемых на связи с партнерами, российские предприятия тратят на участие в торговых выставках. Ежегодно в мире проходит около 2500 подобных мероприятий, их них – 400-450 организуются в Москве и Санкт-Петербурге. Среди такого разнообразия сложно сделать выбор, поэтому в период планирования бюджета перед компаниями часто встают вопросы, как использовать выставочные средства и что делать на самой выставке, чтобы получить максимальный эффект.

Постановка цели участия в выставке

Выставки – это хорошо, но у каждой компании есть свое «хорошо». Прежде чем закидывать заявками все отраслевые ярмарки, следует определить, для чего именно предприятие в них участвует. Чем конкретнее цель, тем конкретнее бюджет участия, и тем ниже непредвиденные расходы. Среди целей предприятия обязательно должны быть следующие:

  • изучение конкурентов (ассортимента, цен, характеристик конкурирующего продукта и т.п.);
  • изучение спроса (соотношение качества и стоимости представленной продукции, анализ пустующих ниш на рынке);
  • повышение узнаваемости бренда (за счет более глубокого контакта с клиентами по сравнению со СМИ и рекламой);
  • увеличение базы данных клиентов, расширение деловых связей.

Определив цель участия в выставке, следует выбрать уровень участия в ней – международный, общероссийский или региональный. Нужно объективно оценивать параметры компании, чтобы понять, готова ли она выйти за пределы региона. В среднем, 60% сделок осуществляются внутри одного региона, и этого вполне достаточно для большинства предприятий. Кстати, участие в выставке также поможет определить, чего не хватает компании для выхода на более высокий уровень.

Планирование участия в выставке

Составлять подробный план участия в выставке и готовить финансовую смету нужно минимум за полгода до начала мероприятия. Имея такой срок в запасе, можно учесть все затраты на выставку и выбрать исполнителей для той или иной задачи.

Перед подачей заявки у организаторов выставки следует уточнить следующие моменты:

  1. Стоимость участия, включая все побочные расходы – на мебель, страховку и т.п.
  2. Реклама выставки – как и когда будет проводиться рекламная кампания, какие СМИ будут ее освещать, как планируется с ними взаимодействовать.

Если решение об участии принято, а финансовая смета составлена, пора искать спонсоров. Обычно финансовую помощь можно получить у торгово-промышленных палат и профессиональных ассоциаций, а в случае участия в международной выставке – у зарубежных торговых представительств.
Следующий этап – привлечение к подготовке собственного персонала и назначение ответственного за выставку лица. Участие в ярмарке способно повысить лояльность сотрудников компании, поэтому не стоит пренебрегать этой возможностью. Задачи планирования следует распределить между отделами в соответствии с их компетенцией:

  • коммерческий отдел собирает и анализирует информацию по рынку;
  • маркетологи разрабатывают мероприятия по продвижению продукции, в том числе рекламные кампании;
  • юридический и финансовый отделы занимаются подготовкой документации и контракта на участие;
  • производственники выбирают продукцию, которая будет лицом предприятия на выставке.

За три месяца до начала торговой ярмарки необходимо начать рекламную кампанию. Не стоит ждать момента, когда этим займутся организаторы выставки, – в любом случае их кампания не будет концентрировать внимание на каких-то конкретных предприятиях, а будет освещать выставку в целом.

Рекламная деятельность должна включать в себя не только размещение информации о компании в СМИ, но и оповещение партнеров об участии и приглашение их на выставку.

Последний этап – планирование материально-технического оснащения, основной частью которого является оформление стенда. Стенд – это первое впечатление о компании, поэтому он должен соответствовать как целям предприятия, так и запросам потенциальных заказчиков. Он должен привлекать внимание, но при этом крайне не рекомендуется увешивать его всей возможной информацией. Для этих целей больше подойдет информационный буклет.

Участие в выставке и подведение итогов

После долгого планирования наступает момент, показывающий, чего стоит вся подготовка, – собственно выставка. Даже если все идет по плану, необходимо проводить короткие совещания с персоналом на стенде. Эти пятиминутки позволят выявить возникшие проблемы и решить их максимально быстро и эффективно.

Необходимо фиксировать, сколько времени провел посетитель у стенда, какая продукция его заинтересовала, какие замечания он высказал. Также у каждого потенциального клиента следует брать контактную информацию. Для обслуживания стенда лучше выбрать технически грамотных сотрудников, умеющих общаться с клиентами и продавать им продукцию. Также персонал на выставке должен уметь различать цель посещения стенда – поиск информации, потенциальный заказ, конкурентная разведка или «просто мимо проходил».

Руководству предприятия также полезно появиться на мероприятии – в момент посещения стенда наиболее важными заказчиками или организаторами выставки.

Подведение итогов участия в ярмарке может растянуться на год. Именно за этот период максимально точно оценивается эффективность выставки – сколько потенциальных заказчиков превратилось в реальных, какие деловые связи вылились в плодотворное сотрудничество, насколько повысилась узнаваемость бренда и т.д. Важно обрабатывать полученные контакты в ближайшие три месяца – послать письмо вежливости, ответить на заданный вопрос, предоставить прайс-лист…

Совещание с персоналом по итогам выставки нужно провести в течение двух недель после ее окончания, чтобы возникшие проблемы и замечания не истерлись из памяти. Также полезно провести мини-презентацию с руководством компании, включающую первые результаты и уроки на будущее.

Выставки – это реальное отображение положения на рынке в какой-либо отрасли, поэтому их значимость в стратегическом развитии предприятия растет с каждым годом. Именно здесь новые деловые контакты с высокой вероятностью превращаются в долгосрочные контракты, а связь с потребителем укрепляется за счет эффективных маркетинговых мероприятий. Компания способна получить пользу от любой выставки, но вот насколько это будет соответствовать целям самой компании, зависит только от четкого планирования и анализа полученных результатов.